Einführung eines GRC-Tools

Überblick

Post Business Solutions nutzte in der Vergangenheit eine ordnerbasierte Ablageform für die Abwicklung relevanter Governance-, Risk- und Compliance-Prozesse: Repetitive Tätigkeiten, mangelnde Transparenz und hoher Zeitaufwand inklusive. Durch die Implementierung eines spezialisierten Tools konnten die Bearbeitungszeiten für Maßnahmen um 50%, redundante Aufgaben um 70 % und Betriebskosten um 30% gesenkt werden. Die erreichte Effizienzsteigerung ermöglicht es, künftig besser auf regulatorische Änderungen zu reagieren und noch transparenter zu handeln. Dies führt sowohl für Kund*innen als auch für Mitarbeitende zur direkten Qualitätsverbesserung.

Ausgangssituation und Problemstellung

Unser Unternehmen sah sich mit einer Vielzahl von Anforderungen aus verschiedenen ISO-Normen konfrontiert. Diese Anforderungen führten zu einer Vielzahl redundanter Aufgaben und ineffizienter Prozesse. Zudem gab es eine zunehmende Anzahl von Anforderungen seitens unserer Kunden sowie Kollegen aus anderen Abteilungen, die die Komplexität weiter erhöhten. Es wurde deutlich, dass ein Integriertes Managementsystem (IMS) notwendig war, um diese Herausforderungen zu bewältigen und die Effizienz zu steigern.

Integriertes Managementsystem für ISO-Anforderungen

Ein integriertes Managementsystem (IMS) in Form eines GRC-Tools ermöglicht die Verwaltung und Integration verschiedener ISO-Normen. Durch die zentrale Erfassung und Überwachung von Maßnahmen wird eine einheitliche und effiziente Umsetzung der Normanforderungen sichergestellt. Ein wesentlicher Bestandteil des Tools ist die risikobasierte Darstellung von Maßnahmen. Risiken werden identifiziert, bewertet und es werden entsprechende Maßnahmen zur Risikominimierung implementiert, was zur kontinuierlichen Verbesserung der Prozesse beiträgt. Durch ein umfassendes Dashboard, das eine visuelle Darstellung von Risiken und Maßnahmen bietet, wird die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Daten erheblich verbessert. Dashboards ermöglichen es, wichtige Kennzahlen und Informationen auf einen Blick zu erfassen und schnell fundierte Entscheidungen zu treffen. Sie bieten eine zentrale Übersicht über alle relevanten Daten und erleichtern die Überwachung und Steuerung von Prozessen.

Zusätzlich unterstützen integrierte Managementsysteme die Durchführung von internen und externen Audits. Diese Systeme bieten eine strukturierte und systematische Herangehensweise, um die Einhaltung der Normanforderungen zu überprüfen und zu dokumentieren. Maßnahmen aus diesen Audits werden direkt im Tool verlinkt, sodass eine schnelle und effiziente Umsetzung gewährleistet ist. Dies ermöglicht eine nahtlose Nachverfolgung und Bearbeitung der identifizierten Maßnahmen, wodurch die Transparenz und Verantwortlichkeit erhöht werden. Durch die kontinuierliche Überwachung und Anpassung der Prozesse trägt das System zur kontinuierlichen Verbesserung und Einhaltung der Normanforderungen bei. Zudem erleichtert es die Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen und stellt sicher, dass alle relevanten Informationen und Maßnahmen zentral verfügbar sind.

Umsetzung und Herausforderungen

Die Implementierung des Tools erfolgte in fünf Phasen:

1. Planung

Zunächst wurden die bestehenden Prozesse und Anforderungen analysiert, um die notwendigen Anpassungen und Integrationen zu identifizieren. Ein detaillierter Implementierungsplan wurde erstellt, um die Einführung des Tools strukturiert und effizient zu gestalten.

2. Schulung

Die Mitarbeiter*innen wurden im Umgang mit dem neuen Tool geschult. Diese Schulungen stellten sicher, dass alle Beteiligten die Funktionen und Vorteile des Tools verstehen und effektiv nutzen können.

3. Migration

Die bestehenden Daten wurden von SharePoint in das neue Tool übertragen. Dieser Schritt war entscheidend, um eine nahtlose Integration und Kontinuität der Daten zu gewährleisten.

4. Testphase

Eine umfassende Testphase wurde durchgeführt, um alle Funktionen des Tools zu überprüfen und sicherzustellen, dass es den Anforderungen entspricht. Probleme wurden identifiziert und behoben.

5. Rollout

Schließlich wurde das Tool im Unternehmen eingeführt. Dieser Schritt umfasste die vollständige Implementierung und Nutzung des GRC-Tools in allen relevanten Abteilungen und Prozessen.

Als größte Herausforderung stellte sich die Anpassung bestehender Prozesse an das neue System dar. Dies erforderte eine enge Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen und eine sorgfältige Planung, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen berücksichtigt wurden. Zudem mussten technische Hürden überwunden werden, um eine nahtlose Integration des Tools in die bestehende IT-Infrastruktur zu ermöglichen.

Nutzen des Projekts und nächste Schritte

 Die Einführung des Tools hat zu einer erheblichen Effizienzsteigerung und Kostensenkung geführt. Durch die Reduktion redundanter Aufgaben konnten Betriebskosten gesenkt und die Produktivität erhöht werden. Das Tool bietet eine zentrale Plattform für die Verwaltung und Überwachung aller relevanten Maßnahmen, was die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Prozesse verbessert. Die nächsten Schritte umfassen die kontinuierliche Optimierung und Anpassung des Systems, um den sich ändernden Anforderungen gerecht zu werden. Zudem werden regelmäßige Schulungen und Workshops durchgeführt, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die Funktionen des Tools optimal nutzen können. Langfristig wird das GRC-Tool dazu beitragen, die Wettbewerbsfähigkeit unseres Unternehmens zu stärken und die Einhaltung der Normanforderungen kontinuierlich zu gewährleisten.

Zum Autor

Thomas Podlesak arbeitet als Quality Management Engineer bei der Post Business Solutions GmbH.

Er hat seine berufliche Laufbahn mit einer Lehre als Bürokaufmann bei der Honeywell Austria GmbH begonnen, wo er bis auf einen Zwischenstopp bis 2023 tätig war. 2023 suchte er eine neue Herausforderung und wechselte zur Post Business Solutions GmbH, wo er seitdem im Bereich Qualitäts- und Umweltmanagement sowie Business Continuity Management tätig ist

Kontakt: thomas.podlesak@post.at