Rücklaufquoten in Mitarbeiter­befragungen steigern

• Kommunikationsinstrumente breit nutzen: Vertrauen Sie nicht nur der einmaligen Emailaussendung zum Befragungsstart, sondern konzertieren Sie die Kommunikation rund um eine Mitarbeiterbefragung unter all jenen Kanälen bzw. Instrumenten, die Ihnen intern zur Verfügung stehen. Betrachten Sie dabei die Befragung nicht als Event, sondern als Prozess! Schreiben Sie nicht nur Fakten, sondern erzählen Sie Geschichten und lassen Sie echte Menschen zu Wort kommen – damit sprechen Sie auch Emotionen an. Dabei darf Skepsis ebenso zu Wort kommen wie motivierende Aufrufe zur Beteiligung. Authentizität zählt!
• Vertraulichkeit sicherstellen: Mitarbeiterbefragungen leben davon freiwillig und anonym zu sein. Davon auch die Belegschaft zu überzeugen und die dafür getroffenen Vorkehrungen transparent darzustellen, ist eine Kernaufgabe in der Kommunikationsarbeit. Externe Dienstleister übernehmen dabei eine wichtige Rolle als vertrauensstiftendes und die Objektivität des Verfahrens sichernde Instanz.
• Kompakte, gut strukturierte Befragungen: Befragungen sollten immer eine angemessene Länge haben und nicht ausufern. Dies ist ein Garant dafür, dass es weniger Befragungsabbrüche gibt. Wir empfehlen aus unserer Praxis bspw. 45-60 Fragen, die im Fragebogen klar und ansprechend strukturiert sind. Offene Fragen bzw. Kommentarfelder sollten Sie dabei wohl dosiert einsetzen. Geben Sie die Länge der Befragung immer realistisch an!
• Wenige Soziodemographika: Viele Befragungen umfassen zu viele personenbezogene Daten. Die Realität zeigt: Nur in den wenigsten Fällen wird wirklich mit diesen Zusatzinformationen gearbeitet. Oft wirken Sie negativ auf die Rücklaufquote, da sich Mitarbeiter deanonymisiert fühlen. Erfassen Sie nur jene Soziodemographika, die Sie auch wirklich nutzen werden.
• Befragungsmethodik und -logistik klug wählen: Eine Befragung lebt nicht nur von „Werbung“, sondern auch von einer auf die Zielgruppen abgestimmten Methodik. Dies umfasst von der Zugänglichkeit der Befragten auch deren Erreichbarkeit (bspw. Schichtdienst, dezentrale Einheiten). Eine Methodik/Logistik, die auf die Bedarfe der Zielgruppen eingeht, wird auch mehr Menschen erreichen
• Erinnerungen vorsehen: Ein Befragungsprojekt lebt nicht nur von der entsprechenden Vorankündigung, sondern auch von einer wohldosierten Begleitkommunikation. Dazu gehören automatisierte Erinnerungsemails und eine einfache Einsicht in Echtzeit-Rücklaufquoten. Diese können dann schon während der Laufzeit einer Online-Befragung kommuniziert und bei Bedarf gezielt nachgefasst werden.
• Klares Enddatum und einfache Rückgabe: Kommunizieren Sie ein klares Enddatum der Befragung und machen Sie es den Befragten so einfach wie möglich, den eigenen Fragebogen abzugeben. Eröffnen Sie, wo nötig, alternative Wege von der Urnensammlung über den postalischen Einzelrückversand.
• Konsequenz & Transparenz in der Ergebnisaufarbeitung: Die Rücklaufquote hängt auch davon ab, wie Sie die Ergebnisse nach der Befragung weiter bearbeiten werden. Und v.a. davon, wie sehr Mitarbeiter dies transparent und glaubhaft vermittelt bekommen. Denn eine Befragung in deren Aufarbeitung ich als Befragter selbst eingebunden sein werde, erhöht die Beteiligungschance fundamental. Entsprechend entscheidet auch die Konsequenz des Aufarbeitungsprozesses die Rücklaufquote späterer Befragungswiederholungsjahre entscheidend mit.

Und Incentives?

Ich halte Incentives für ein sehr zweischneidiges Schwert, wenn es um Mitarbeiterbefragungen geht. Diese sind, v.a. im US-amerikanischen Raum nicht unüblich, widersprechen aus meiner Sicht aber ein Stückweit dem organisationsentwicklerischen Ansinnen, welches ich in meinem Institut in strategischen Mitarbeiterbefragungen verfolge. Wir wollen keine Mitarbeiter mit Verlosungen oder Werbegeschenken locken, sondern intrinsisch vom Nutzen der Beteiligung überzeugen. Wir wollen Betroffene zu Beteiligten machen und Befragungen sind ein Vehikel dazu. Und ein Wettbewerb unter Abteilungen nach der höchsten Rücklaufquote widerspricht diesem Ansinnen.