Über die Herausforderungen des Job-TransFair Qualitätsteams
Klarheit schaffen und trotzdem Gestaltungsspielraum ermöglichen
2018 ging Job-TransFair bei der Verleihung des Staatspreis Unternehmensqualität als Siegerin der Kategorie "Non-Profit Organisationen" hervor. Freudiger Höhepunkt einer arbeitsreichen Entwicklung, die vor zehn Jahren ihren Ausgang nahm. Damals wurde Job-TransFair als eines der ersten Unternehmen in Wien mit dem Gütesiegel für soziale Unternehmen ausgezeichnet. Was Qualitätsmanagement bei Job-TransFair bedeutet und welche Rolle die MitarbeiterInnen dabei einnehmen, erzählt uns Mag.a Claudia Avanzini. Die Psychologin und Job-TransFair-Bereichsleiterin FAIRmittlung arbeitet seit vielen Jahren im Qualitätsteam mit und schloss vor Kurzem die Ausbildung zur qualityaustria Assessorin Unternehmensqualität (EFQM) ab.
Was bedeutet Qualitätsmanagement für Job-TransFair und welchen Nutzen zieht Ihre Organisation daraus?
Qualitätsmanagement bedeutet formal sicherlich einen gewissen Aufwand, bringt uns aber auch sehr wichtige Erkenntnisse. Woran erkennen wir, dass zum Beispiel unsere Beratung von Arbeitssuchenden erfolgreich ist. Bei uns heißt Erfolg, die Person geht in den Job, hat also mindestens einen Praxiseinsatz. Die wichtigste Anspruchsgruppe bei uns sind die Transitarbeitskräfte, daher ist die Messung der Zufriedenheit der von uns betreuten Personen mit der Beratung von großer Bedeutung. Nur wenn unsere Transitarbeitskräfte zufrieden sind, ist die von uns geleistete Arbeit auch gut.
Das Tolle am EFQM Modell ist, dass es uns bei der Verbesserung von Job-TransFair unterstützt. Es bietet uns ein Managementsystem, das ständig durch all die Unternehmen weiterentwickelt wird, die auch das EFQM Modell anwenden.
Welche Rolle haben die Job-TransFair MitarbeiterInnen am Qualitätsmanagement, die nicht unmittelbar am Assessment teilnehmen?
Gerade das ständige Nachschärfen und Verändern kommt bei den MitarbeiterInnen nicht immer so gut an. Ich höre oft „Wir haben uns so bemüht und jetzt möchten wir endlich ankommen“. Doch genau das wird niemals passieren. Man ist nie am Ende der Fahnenstange angelangt, denn das Unternehmen und das Umfeld entwickeln sich ständig weiter. So wie sich die Welt verändert, ändert sich auch die Organisation und lernt daraus.
Wie geht das Job-TransFair Qualitätsteam mit der Sehnsucht der MitarbeiterInnen nach Konsolidierung um?
Am schwierigsten ist es sicherlich, für die MitarbeiterInnen eine Balance zwischen Klarheit und Gestaltungsspielraum zu schaffen. Auf der einen Seite wünschen sich die MitarbeiterInnen vielleicht „sag mir ganz genau, was ich tun muss“. Auf der anderen Seite muss es ihnen weiterhin möglich sein, flexibel auf Situationen und Personen eingehen zu können.
Was sind weitere Herausforderungen für das Job-TransFair Qualitätsteam bei der Kommunikation mit MitarbeiterInnen?
Wie verdeutlichen wir noch besser, welchen Nutzen sie aus dem Qualitätsmanagement ziehen können? Erschwerend kommt hinzu, dass die Fachbegriffe für Außenstehende teilweise schwer verständlich sind. Auch bei der Benennung von Dokumenten und ihrer Beschreibung – also wo finde ich was – sind wir zwar schon auf einem guten Weg, aber sicherlich weiterhin gefordert.
Ebenso wünschen sich alle KollegInnen, dass mit EFQM alles fehlerfrei und perfekt ist. Aber das System kann nur so gut sein, wenn alle mitarbeiten. Das heißt, dass alle Mitarbeiterinnen ihr Feedback weitergeben oder direkt ins Feedbacksystem eintragen. Aber da ist unsere Schleife noch etwas zu träge.
Welche Learnings konnten Sie sonst noch aus der AssessorInnen-Ausbildung mitnehmen?
Die Ausbildung war ganz stark praxisorientiert. Wir arbeiteten uns durch Fallbeispiele. Das heißt ich bekam ein Unternehmen zugeteilt und füllte den Fragebogen aus, den man für die Einreichung zum Staatspreis benötigt. In meinem Fall war das ein Pharmaunternehmen.
Wir beschäftigten uns auch mit den Grundlagen des EFQM Modells. Denn zu Beginn stellte ich mir auch selbst die Frage, wozu machen wir das überhaupt. Dann bin ich auf die UN-Charta mit den menschlichen Grundrechten gestoßen, die für das EFQM Modell die Basis darstellen. Dieser Zusammenhang war mir neu und ich finde ihn sehr spannend.
Ein wichtiger Punkt für mich ist der kontinuierliche Verbesserungsprozess. Erst vor kurzem wurde ich gefragt, warum wir beim Feedback, dass sich bei den Teilnehmerinnen geringfügig verschlechtert hat, überhaupt nachfragen. Wenn wir uns weiter verbessern wollen, dann ist das ein Hinweis für uns, dass wir hier genauer hinsehen müssen. Unsere Ergebnisse analysieren und damit auch die Organisation hinterfragen.
Möchten Sie auch als Assessorin in Betrieben tätig sein?
Zunächst einmal möchte ich Praxis sammeln und dabei andere Unternehmen besser kennen lernen. Ich habe mich also als Hospitantin für den Staatspreis angemeldet und werde bei echten Assessments dabei sein. Welche Werkzeuge andere verwenden und wie ihre Visionen, Leitbilder und Konzepte aussehen, interessiert mich außerordentlich.
Zur Autorin
Mag.a Claudia Avanzini ist ausgebildete Psychologin. Die Job-TransFair-Bereichsleiterin FAIRmittlung arbeitet seit vielen Jahren im Qualitätsteam mit und schloss vor Kurzem die Ausbildung zur qualityaustria Assessorin Unternehmensqualität (EFQM) ab.