Durchhalten. Bitte.

Als Fortsetzung zur Haltung, geht es in diesem Artikel ums DURCHHALTEN. Und zwar das konsequente Durchhalten, wenn es um die Abwicklung des Auditprozesses geht.

Beginnen wir mit den Stärken beim Management von internen Audits. Das Auditprogramm gelingt ohne Probleme. Die Audit-Checkliste, das Audit selbst, der Auditbericht und die Liste der gefundenen Abweichungen oder Hinweise sind aufwendig und womöglich verschiebt oder verzögert sich die ein oder andere Aktivität, aber im Großen und Ganzen gelingt auch dies.

Etwas mehr „free-style“ findet sich dann schon beim Auditplan oder dem ursprünglich geplanten Audittermin.

So richtig durchwachsen ist die Zeit nach dem Audit, wenn es um die Definition von Maßnahmen und deren Bearbeitung geht. Die Praxis zeigt einige sich wiederholende Handlungsmuster:

• Gleich während des Audits oder beim Abschlussgespräch wird die erkannte Abweichung oder der Hinweis, vehement als einmalige Situation, die sonst so nie vorkommt, wegdiskutiert. Beweisen Sie als Auditor*in das Gegenteil, wenn Sie nicht tagtäglich im auditierten Umfeld unterwegs sind.
• Das Ableiten von Maßnahmen wird als Aufgabe des*r Auditor*in verstanden. Solange Sie also nicht mit der Maßnahmenliste bei den zuständigen Verantwortlichen auftauchen, passiert nichts.
• Bekommen Sie eine Maßnahmenliste von den zuständigen Verantwortlichen, wird ohne aussagekräftige (Achtung, nicht aufwändige) Ursachenanalyse des Problems festgelegt, dass Anweisungen umgeschrieben werden müssen oder der*die Mitarbeiter*in nochmals geschult werden muss. Organisatorische oder administrative Maßnahmen sind meist das klassische „Pflaster kleben“ – sie befriedigen zwar die Auditdokumentation aber lösen das Problem nicht.
• Sie als Auditor*in sind nicht lästig genug, was das Einfordern von Maßnahmen mit vorheriger Ursachenanalyse angeht oder Sie akzeptieren „halbherzige Maßnahmen“. Es verläuft sich im Sand und Sie fragen nicht oder viel zu spät um den Erledigungsstatus.

Es gibt also viele Beteiligte, wenn es um den letzten, aber entscheidenden Schritt geht, damit Audits auch als Mehrwert wahrgenommen werden. Was sollten Sie sich zum Grundsatz machen und konsequent durchhalten?

• Maßnahmen werden nach dem Audit definiert, wenn das Ergebnis feststeht.
• Sie sind der Auditor bzw. die Auditorin. Sie definieren keine Maßnahmen für andere Fachbereiche. Außer es wurde bei einem Audit festgestellt, dass die erkannte Abweichung / der Hinweis in Ihren Fachbereich fällt.
• Akzeptieren Sie keine Maßnahmen ohne vorherige Ursachenanalyse. Seien Sie konsequent und verlangen Sie eine Aufzeichnung oder lassen Sie sich berichten, wie die Erkenntnis zustande kam. Bieten Sie an, bei der Ursachenanalyse dabei zu sein. Die einzige Ausnahme ist, wenn der Grund für das Problem für alle offensichtlich ist und jeder weiß, woran es liegt. Dann ist jetzt die Chance, diesen bekannten Missstand zu beheben.
• Vereinbaren Sie Termine für die Abgabe der Maßnahmenliste, Termine für die Finalisierung der Maßnahme und einen Nachweis, wie festgestellt wird, dass die Maßnahme umgesetzt und eingeführt ist. Seien Sie lästig, wenn die Termine nicht eingehalten werden. Lassen Sie die Dinge nicht im Sande verlaufen.
• Der beste Weg zur Feststellung, ob Maßnahmen wirksam implementiert wurden, ist die Wirksamkeitsprüfung. Es ist Ihre Verantwortung als Auditor*in sich davon zu überzeugen. Gehen Sie an den Ort des Geschehens oder prüfen Sie in den Systemen, ob die Maßnahme auch tatsächlich wirkt. Wenn Sie Interesse zeigen, dann ist dies eine Aussage für Ihr Gegenüber. Wo wir wieder bei der Haltung wären.
• Und zu guter Letzt, verbreiten Sie das Wissen im Sinne von Best Practice. Veranstalten Sie zumindest einmal im Jahr eine Art „Audit-Erkenntnisse“ Veranstaltung. Voneinander Lernen ist eines der wichtigsten Werkzeuge in einer Zeit, wo formelles und informelles Wissen immer mehr ineinanderwirken.

Viel Erfolg bei Ihren internen Audits. Halten Sie bis zum Ende durch!

P.S. Die Maßnahmenverfolgung ist für externe Audits genauso wichtig und ebenso konsequent abzuwickeln.