Haltung. Bitte.

Wenn es um das Schaffen von Mehrwert durch Audits geht, ist die HALTUNG bzw. die Einstellung der Personen im Unternehmen, die Audits durchführen (interne Audits), weichenstellend.

Ob das Thema Audit „Mehrwert“ generieren kann, beginnt also bereits in den eigenen Reihen – bei Ihnen. Wir alle kennen es aus unterschiedlichen Lebensbereichen: Ist man selbst nicht überzeugt und mit gebührender Aufmerksamkeit bei der Sache, dann kann man schwerlich andere Personen davon überzeugen.

Was sollten Sie also bereits bei Ihren internen Audits beachten, damit Audits aller Art „Mehrwert“ genieren und keine „lästige Pflicht“ sind:

• Planen und exekutieren Sie Ihre internen Audits niemals rein aus dem Gedanken der Normerfüllung und einer möglichen Diskussion mit einem/einer externen Auditor*in dazu. Tun Sie es, weil Sie von der Wertigkeit überzeugt sind.
• Sie haben ein Auditprogramm für eine Periode festgelegt. Ziehen Sie das Programm zu den vereinbarten Terminen durch. Verschieben Sie Termine nur dann, wenn es starke Gründe wie z.B. Krankheit gibt. Ihnen oder der auditieren Partei passt es gerade nicht, weil das Tagesgeschäft heftig ist? Dies sollte niemals der Grund für eine Verschiebung sein. Irgendwann ist kurz vor dem nächsten externen Audit und Ihre Termine sind nicht erledigt – Sie haben meist nicht die Zeit, vernünftige Maßnahmen aus den Audits mit den Verantwortlichen zu generieren, weil das einzige Ziel darin besteht, das Audit als erledigt im Programm abzuhaken. Wo wir dann wieder beim vorherigen Punkt wären. Seien Sie sich bitte bewusst, dass Sie mit Verständnis und Nachsicht auf und für alle Kolleg*innen hinsichtlich Auditterminen das falsche Signal senden.
• Audit-Checklisten sind ein wertvolles Werkzeug als Leitlinie um nichts zu vergessen, zu dokumentieren oder um sich daran „anzuhalten“. Unternehmen haben oft massiv zeitaufwendig erstellte, ausgeklügelte, detaillierte Checklisten oder Software, die mit Fragen zu jedem Prozess, Produkt, … vollgepackt sind. Die Erfahrung zeigt hingegen, dass interne Audits dann einen guten Stellenwert und somit Mehrwert im Unternehmen haben, wenn die Auditor*in und die auditierte Person ins Gespräch kommen. Stark auf Checklisten fokussierte Audits haben ein sehr deutliches Muster, was die Findings angeht: unerfüllte Formalismen, die oftmals aus hauseigenen Vorgaben entstehen, sind klar in der Überzahl (ich rede nicht von Dok. Pflicht in reglementierten Branchen). Hinzu kommt noch, dass hochdetaillierte und spezialisierte Audit-Checklisten die Geschwindigkeit der Änderungen im Unternehmen oder den Prozessen nicht mithalten können. Oft sind Checklisten bereits überholt, wenn man ins Audit startet.

Den Mehrwert aus dem Audit, einen Anstoß für eine Prozess- oder Umfeldverbesserung zu generieren und/oder Konformität festzustellen, gelingt in gesprächsorientierten Audits wesentlich besser als in jenen, die checklistenorientiert ausgelegt sind.

Die Checkliste ist ein perfektes Werkzeug, die Ihre Fachkompetenz als Auditor*in und Unternehmenskenner*in begleitet und Ihnen als Nachweis Ihrer Aufzeichnungen dient.

• Keine gute Idee: Einige Stunden vor dem Audit auf Zuruf von Vorgesetzten im auditieren Bereich „Themen zusätzlich zum Audit-Plan mitmachen“. Die Praxis zeigt, dass am Ende auf keiner Seite eine zufriedenstellende Erkenntnis aus dem Audit gewonnen werden kann. Wenn das Thema wichtig ist, dann setzen Sie ein außerplanmäßiges Fokus-Audit auf dieses Thema zeitnah an und bereiten Sie sich vor.
• Ebenso keine gute Idee: Das Audit gleichzeitig für Optimierung nutzen. Die Erwartungshaltung des Gegenübers ist, dass Sie mit einer Lösung kommen. Ihre Aufgabe als Auditor*in ist jedoch ganz klar: Sie haben eine Referenz, deren Erfüllung Sie feststellen. Wenn Sie eine Potenzial zur Optimierung im Rahmen des Audits erkennen, ist dies fantastisch und sollte unbedingt in das Auditabschlussgespräch und den Auditbericht. Wenn das Instrument Audit für das Erkennen von Optimierungspotenzial genutzt wird, dann bitte wiederum in einem eigenen Potenzial-Audit.

… und es gäbe noch viele weitere Punkte bzw. fallen Ihnen mit Sicherheit selbst noch weitere ein.

Seien Sie sich des Mehrwertes Ihrer eigenen Arbeit als Auditor*in bewusst. Ihre Konsequenz und Ihre Überzeugung machen den entscheidenden Unterschied.

Sie legen den Samen im Unternehmen, ob Audits, egal ob intern oder extern, als wertvolles Instrument angesehen werden oder ob es eine „lästige Pflicht“ ist, dessen Nutzen meist nur die QM-Abteilung versteht.

Tipp: Im nächsten Beitrag geht es um das Thema konsequente Bearbeitung des Auditprozesses.