Tipps, wie du dich gut auf ein Excellence Assessment vorbereiten kannst
HILFE – was mache ich jetzt nur?
Der Staatspreis-Bewerb ist in vollem Gange, zahlreiche Anmeldungen sind erfreulicherweise bereits bei uns eingelangt und das bedeutet folglich, dass sich derzeit schon einige Unternehmen auf ihr bevorstehendes Assessment vorbereiten. Aber: wie gelingt das am besten?
Vorbereitung ist das A&O – eh klar, oder doch nicht?
Vielleicht bist du ja auch selbst gerade in dieser Situation: Dein Unternehmen möchte sich einem Assessment unterziehen, vielleicht ist das Anmeldeformular sogar schon ausgefüllt…doch: wie geht es nun weiter?
Oder vielleicht spielst du gerade auch nur mit dem Gedanken, eventuell, eines Tages, mit deinem Unternehmen am Staatspreisbewerb teilzunehmen. Erfahrungsgemäß erscheint vor allem für Newbies die Phase zwischen der Entscheidung ein Assessment zu durchlaufen bis zum tatsächlichen Site Visit zunächst als herausfordernd. Doch das muss es nicht sein. Ich habe für euch in der Erfahrungsschatzkiste gekramt - und voila, das „Best Of“ der Tipps für die Phase der Vorbereitung zusammengetragen.
Welche Tipps geben erfahrene Staatspreis-Bewerber?
Die Tipps von erfahrenen Staatspreis-Bewerbern sind natürlich individuell, jedes Unternehmen tickt anders. Aber vielleicht ist ja trotzdem für dich der eine oder andere nützliche Tipp dabei.
- Etiketten Carini: „Wir haben die Bewerbung zum Staatspreis als Projekt aufgebaut. So hat das Ganze eine klare Struktur und einen guten Zeitplan.“
- Geriatrische Gesundheitszentren Graz: „Stellen Sie ein Commitment über alle Leitungsebenen her. Informieren Sie Ihre MitarbeiterInnen und die Führungsebene frühzeitig über die Teilnahme und darüber, was auf sie zukommt. Beschreiben Sie in Ihren Unterlagen nur die Realität.“
- AMS Österreich: „Für uns war es wichtig, den "Roten Faden" von der Vision/Mission hin zur Strategie und zu den Zielen über die Prozesse hinweg zu gewünschten Ergebnissen herauszuarbeiten.“
- ÖSB Consulting: „Wir haben eine Arbeitsgruppe aus Leitung und Führungskräften ins Leben gerufen, die sich intensiv mit dem (in der Regel ja noch neuem) Thema EFQM auseinander setzt, gemeinsam den Fragebogen bearbeitet und sich dabei gegenseitig austauscht.“
- Univ. Augenklinik am LKH-Univ. Klinikum Graz: „Wir haben: Informationen eingeholt, das EFQM Modell eingelesen, Fortbildungen zum Thema EFQM besucht, Mitarbeiterinnen laufend informiert und mit einbezogen.“
- Pollmann International GmbH: „Bei der ersten Teilnahme ist es aus unserer Erfahrung schwierig, die gestellten Fragen auf Anhieb inhaltlich verständlich zu beantworten. Dazu sollte die vorbereitende Abstimmung mit dem Betreuerteam der Quality Austria, dem Assessorenteam oder anderen Staatspreisteilnehmern mit Erfahrung angestrebt werden.“
- VBV Vorsorgekasse: „Basics schaffen: Ausbildung im eigenen Haus; Dokumente sichten, zusammentragen und Strategie vom Vorstand schreiben lassen. Fragebogen für den Staatspreis befüllen und einreichen: Einfach tun – es ist keine Hexerei. Von Assessment zu Assessment wird man besser.“
Viele weitere Tipps von ehemaligen Bewerbern rund um die Staatspreis-Teilnahme findest du übrigens in unserer Toolbox <<zur Toolbox>>.
Hinweise für die Erstellung der Unterlagen
Zu der Vorbereitung der Unterlagen möchte ich noch besonders auf diese Aspekte hinweisen:
- Der Fragebogen ist DIE Informationsquelle für Assessoren in der Vorbereitung auf den Site Visit. Basierend auf dem Fragebogen machen sich die Assessoren ein erstes Bild über dein Unternehmen und bereiten auch die Site Visit Fragen vor.
- Außerdem sind die vorab übermittelten Informationen wichtig, damit die Assessoren das Unternehmen verstehen, den Kontext, das Umfeld, die besonderen Herausforderungen.
- Es lohnt sich also, ein bisschen Energie zu investieren, die Informationen sorgfältig zusammenzutragen und darauf zu achten, dass die Informationen auch von externen Personen verstanden werden.
- Trotzdem, bitte nicht zu umfangreich!
Zum Fragebogen haben wir einen Blog-Artikel verfasst: „Warum schon das Ausfüllen des Fragebogens der erste Schritt zur Verbesserung Ihres Unternehmens ist."
Konkrete Tipps für die Site Visit Vorbereitung
- Rechtzeitig damit beginnen
- Den Termin für den Site Visit frühzeitig intern bekannt geben. Vor allem Schlüsselpersonen, die beim Site Visit dabei sein sollen, früh über den Termin informieren (erfahrungsgemäß vor allem bei der Geschäftsführung wichtig).
- Der regelmäßige Kontakt mit dem Lead Assessor bzw. der Lead Assessorin ist immens wichtig! (die Site Visit Agenda wird gemeinsam erstellt)
- Das Assessment intern kommunizieren und die MitarbeiterInnen darauf vorbereiten; erklären, worum es bei dem Assessment geht und wie das Assessment abläuft.
- Wichtig ist auch, die Beweggründe für das Assessment sowie die Erwartungshaltung offen zu kommunizieren.
- Es passiert sehr oft, dass die Gesprächspartner im Site Visit nicht wissen, warum sie gerade interviewt werden. Und manche sind aus diesem Grund dann auch verschlossen und antworten nicht offen auf die Fragen – was wiederum in weiterer Folge für die Bewertung sehr schwierig ist. Wichtig beim Site Visit ist eine offene Gesprächsatmosphäre, damit die Assessoren die benötigten Informationen erhalten. Daher ist es essenziell, schon vorab die interviewten Personen dahin gehend zu briefen.
Entspannt bleiben
Abschließend möchte ich diesen Punkt noch besonders betonen: Jeder muss einmal beginnen und niemand erwartet das perfekte Assessment (gibt es das überhaupt?). Also erlaubt euch ruhig, entspannt in das Assessment zu gehen. Und bewahrt euch eure offene Grundhaltung.
Viele weitere Tipps von ehemaligen Bewerbern rund um die Staatspreis-Teilnahme findest du übrigens in unserer Toolbox <<zur Toolbox>>.
