04. Nov 2020

Der Fragebogen als hilfreiches Werkzeug

Der erste Schritt zur Verbesserung

Die Bewerbung zum Staatspreis Unternehmensqualität ist einfach - Anmeldeformular und Fragebogen ausfüllen und los geht's! Natürlich ist es auch mit einem gewissen Aufwand verbunden, alle Informationen zusammenzutragen - warum sich die intensive Beschäftigung mit deiner Organisation für DICH und DEINE Organisation auf jeden Fall lohnt, liest du in diesem Blogartikel.

Der ausgefüllte Fragebogen dient den Assessor*innen als wichtige Informationsquelle und zur Vorbereitung auf den Site Visit . Basierend auf den Angaben des Bewerbers machen sich die Assessor*innen ein erstes Bild über dein Unternehmen! Im Fragebogen werden die wichtigsten Vorgehensweisen, Aktivitäten und Ergebnisse deines Unternehmens anhand der Kriterien des EFQM Modells zusammengefasst.

So wird auch dein Unternehmen ein exzellentes Unternehmen

  • Der Fragebogen hilft dir, dir in sehr kurzer Zeit einen Überblick über dein Unternehmen zu verschaffen. Die intensive Beschäftigung mit "dir selbst" trägt dazu bei, dein Unternehmen als Ganzes zu betrachten. Als Einheit, in der die Zahnräder ineinander greifen und sich gegenseitig beeinflussen. Der vorgegebene Rahmen – das EFQM Excellence Modell – deckt alle Bereiche deines Unternehmens ab - du kannst also keinen wichtigen Bereich vergessen.
  • Der Fragebogen ist die Visitenkarte des Unternehmens. Es ist das erste Bild, das sich die Assessor*innen von deinem Unternehmen machen. Betrachte den Fragebogen als PR Werkzeug: Präsentiere die Dinge, die dir wichtig sind und dein Unternehmen punktgenau beschreiben. Es ist wichtig, trotzdem kurz und knapp zu bleiben. Man lernt, sich auf die wichtigen Dinge zu fokussieren. Jeder Assessor*in steht im Durchschnitt 1 Tag für die gesamte Vorbereitung (inkl. Durchsicht der Unterlagen) zur Verfügung. Daher: Weniger ist mehr! Und: Es zeugt bereits von unternehmerischer Exzellenz, die wichtigen Informationen über das Unternehmen herauszufiltern und sich knapp aber präzise darzustellen.
  • Involviere deine Mitarbeitenden in die Erstellung des Fragebogens. Bei der Beantwortung des Fragebogens werden die einzelnen Experten (Marketing, Finanz, Personalmanagement, Qualitätsmanagement, etc.) herangezogen, jeweils „ihren Teil“ zu beantworten. Das ist ein guter Weg, um die Mitarbeitenden in wichtige Themen einzubinden und damit zu motivieren.
  • Viele exzellente Unternehmen nutzen den ausgefüllten Fragebogen als „Handbuch“ für ihr Unternehmen. Neue Mitarbeitende lernen das Unternehmen anhand der Selbstbeschreibung schnell und unkompliziert kennen, da darin alle für das Unternehmen wichtigen Themen abgedeckt sind. Zusätzlich werden diese neuen Mitarbeitenden oft auch gefragt, welche (Verbesserungs)Maßnahmen ihnen nach der Durchsicht des ausgefüllten Fragebogens (also der Unternehmensbeschreibung) spontan einfallen. So hast du die Möglichkeit, einen Blick von außen zu bekommen. Neue Mitarbeitende sind noch nicht betriebsblind und haben einen unbefangenen Blick auf das Unternehmen.

Wie ist der Fragebogen aufgebaut?

Der Fragebogen folgt dem EFQM Modell. Alle Teilkriterien des Modells sind anhand von Fragen abgebildet. Er dient den Assessor*innen als wichtige Informationsquelle für die Vorbereitung auf den Site Visit. Basierend auf dem Fragebogen machen sie sich ein erstes Bild von deinem Unternehmen!

Der Fragebogen ist in die folgenden Abschnitte gegliedert:

  • Anregungen zum Ausfüllen des Fragebogens: Es ist hilfreich, beim Ausfüllen des Fragebogens gleich in der RADAR Logik des EFQM Modells zu denken. Konkrete Beispiele im Fragebogen geben Anregungen zur Darstellung von Vorgehen, Umsetzung sowie Bewertung & Verbesserung bzw. zur Darstellung der Kennzahlen.
  • Status der Organisation: Dieser Abschnitt dient dazu, den Assessor*innen eine möglichst umfassende Übersicht zu deiner Organisation zu geben: Was sind die Zielsetzungen deines Unternehmens? Welche Produkte und Dienstleistungen gibt es? Welche relevanten Interessengruppen gibt es? Wie sieht dein Ecosystem aus? etc.
  • Beschreibung der Organisation - Kriterien Ausrichtung und Realisierung: Hier werden die jeweils wichtigsten Vorgehensweisen (Prozesse) deiner Organisation zum jeweiligen Thema, deren Umsetzung und schließlich die Maßnahmen zu deren Verbesserung und Überprüfung der Effektivität und Effizienz dargestellt.
  • Beschreibung der Organisation -  Ergebniskriterien: Hier präsentierst du die wichtigsten Kennzahlen, die für die Überwachung der Leistung und die Steuerung der Organisation in Bezug auf die Themen Kunden, Mitarbeitende, Gesellschaft und Schlüsselergebnisse relevant sind. Diese Kennzahlen stehen im Idealfall in Bezug zur Unternehmensstrategie. Zu jeder Kennzahl sollen soweit verfügbar Ist-, Plan- und Benchmarkwerte der letzten Jahre angegeben werden.

 

Das sind einige der Fragen, die im Fragebogen beantwortet werden und die dein Unternehmen beschreiben:

  • Welchem Zweck dient die Organisation?
  • Wie werden Interessen­gruppen mit ihren Erwartungen bzw. Bedürfnissen identifiziert?
  • Wie werden Kultur, Werte und gewünschte Verhaltens­weisen (z.B. ethisches und umweltbewusstes Handeln) gestaltet bzw. angepasst?
  • Wie werden Kreativität, Innovation und disruptives Denken gefördert, um die Strategie zu unterstützen?
  • Wie wird der Kunden­kontakt gehalten, auch wenn gerade keine Leistungen erbracht werden?
  • Wie werden die Mitarbeitenden befähigt, notwendige Veränderungen zu verstehen und darin liegende Chancen auf Weiter­entwicklung ihres Wissens und ihrer Fähigkeiten zu erkennen?
  • Wie stellt die Organisation ihren Beitrag für die Gesellschaft sicher (z.B. ökonomischer, ökologischer oder sozialer Nutzen)?
  • Wie werden wichtige Partner und Lieferanten segmentiert und ein im Einklang mit der Strategie abgestimmtes Handeln sichergestellt?
  • Wie werden Allein­stellungs­merkmale bzw. das Nutzen­versprechen definiert und an die Zielgruppen (u.a. Kunden) kommuniziert?
  • Wie wird für die Zielgruppen ein Gesamterlebnis mit durch­gängiger Leistungs­erbringung und passenden Kontaktpunkten sichergestellt (z.B. schlüssige Customer Experience von der Website bis zur Rechnungs­legung)?
  • Wie unterstützen Daten bzw. Informationen aus dem Leistungsmanagement-System die Steuerung der Prozesse und Projekte?
  • Wie werden finanzielle Ressourcen und erfolgs­kritische Vermögenswerte nachhaltig gemanagt, um gegen­wärtigen Erfolg und zu­künftige Investitionen ab­zusichern (z.B. Kapital, Liquidität, Infra­struktur, Immobilien, Patente)?

Was soll unbedingt im Fragebogen enthalten sein?

  • Themen, die für dein Unternehmen besonders wichtig sind, die du den Assessor*innen unbedingt mitteilen und zeigen möchtest.
  • Themen, die das Image deines Unternehmens beschreiben.
  • Themen, die dein Unternehmen von anderen abheben und unterscheiden (USPs)
  • Die wichtigsten Prozesse zur Erfüllung der Mission und der Strategie. Das Produktportfolio bzw. die Dienstleistungen sollen umfassend abgebildet werden. Was ist der Leistungskern? Welches sind die Schlüsselprozesse?
  • Hinweise auf herausragende Leistungen des Unternehmens, wie z.B. Auszeichnungen, die Rolle als Benchmark, die Rolle als Role Model, das Unternehmen als herausragender Arbeitgeber.

Neugierig geworden?
Dann melde dich einfach per E-Mail staatspreis@qualityaustria.com oder telefonisch bei uns.
Gerne beantworten wir deine Fragen und schicken dir weitere Unterlagen zu!

Zur Autorin

Team

Mag. Nicole Mayer, MSc

Business Development Unternehmensqualität (EFQM), Trainerin, Assessorin

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