15. Jun 2022

Kombinationen von Audits und Assessments

Synergien zwischen Audits und Assessments (Teil 2)

Dieses Thema ist immer aktuell - deshalb haben wir unseren Experten und Autor Wolfgang Pölz gebeten, diesen Artikel zu aktualisieren. Viel Spaß beim Lesen!

Wie im ersten Teil des Blogartikels beschrieben, ist es offensichtlich, dass jedwede Kombinationen von einzelnen Aspekten des EFQM Modells zusätzlich zur ISO weiterführende Impulse liefert, unabhängig davon ob diese durch Selbstbewertungen, Fremdbewertungen oder durch gezielte Projekte identifiziert und realisiert werden.

Im Blogartikel "Was unterscheidet ein Audit von einem Assessment?" (Hier geht es zu TEIL 1 und zu TEIL 2) wurden die Unterschiede zwischen Audit und Assessment näher betrachtet.

Organisationen profitieren also in jedem Fall von der Anwendung beider Modelle. Zur Verbesserung der Effizienz besteht bei reifen Unternehmen auch die Möglichkeit, das externe Audit und Assessment terminlich zusammenzulegen.
Bezüglich einer Kombination von extern durchgeführten Audits und Assessments sind im Wesentlichen drei Varianten sinnvoll – und vom Autor auch schon praktiziert worden (siehe Abb.). Weiterführende detaillierte Informationen zu den hier angeführten EFQM Anerkennungsverfahren findet ihr auf der Quality Austria Website.

1. Ein bereits zertifiziertes Unternehmen nutzt zusätzlich zur ISO auch das EFQM Modell für die Organisationsentwicklung.

Von den beiden EFQM Committed to Excellence (C2E) Varianten – C2E Validierung basierend auf 3 Projekten und C2E Assessment – wird hier nur auf die erste Variante C2E Validierung (Validated by EFQM) eingegangen, da die zweite Variante im Wesentlichen vergleichbar zu dem Beispiel in „3.“ ist.

Vorteile:

  • Eine Selbstbewertung auf Basis des EFQM Modells bringt zusätzliche Weiterentwicklungsschwerpunkte
  • Die drei Projekte greifen größere Veränderungs- / Weiterentwicklungspotenziale auf und verbessern das gesamte Managementsystem
  • Die Organisation bekommt eine Anregung, wie EFQM zusätzlich zur Organisationsentwicklung genutzt werden kann und merkt, dass sich das Aufwand-Nutzen-Verhältnis lohnt
  • Man erhält eine externe Validierung/Bewertung/Auditierung mit zwei sich ergänzenden Berichten

Voraussetzungen:

  • Zur Vorbereitung sind eine Selbstbewertung durchzuführen, drei Verbesserungsprojekte umzusetzen sowie ein – grober – Action Plan  zu erstellen
  • Parallel zum externen Audit ist ein zusätzlicher „Site-Visit-Tag“ einzuplanen
  • Der Validator / die Validatorin muss auch für die relevante Norm als Auditor qualifiziert sein

 

2. C2E ist bereits vorhanden bzw. wird als Vorbereitung zur angestrebten Zertifizierung genützt

Die Erstellung einer Selbstbewertung und die Umsetzung von drei Projekten können manchmal schneller gehen, als die Vorbereitung und Durchführung einer Zertifizierung. So können Organisationen auch einzelne Vorarbeiten zur Zertifizierung wie bspw. das Projekt „Entwicklung eines Kennzahlensystems“, „Aufbau einer Prozesslandschaft“ oder auch „Aufbau und Durchführung einer KundInnenbefragung“ (um nur einige Beispiele zu nennen), als ersten Schritt auf den Weg zum systematisierten Managementsystem basierend auf dem EFQM Modell und/oder ISO-Standard nutzen.

Vorteile:

  • Selbstbewertung als „Delta-Analyse“, wobei in die Selbstbewertung auch Normaspekte einfließen könnten
  • Selbstbewertung als „teaser“ für zukünftige Prozess-Reviews, interne Audits, usw.
  • C2E-Anerkennung als Zwischenetappe auf dem Weg zum Zertifikat
  • C2E-Anerkennung für Projekte, die ohnehin in der Vorbereitung auf das Zertifikat umgesetzt werden müssen
  • Gute Grundkenntnisse beider Modelle inkl. der damit verbundenen Regelkreise sorgen für ein breiteres Umsetzungs- und Anwender-Verständnis
  • Man erhält eine externe Validierung/Bewertung/Auditierung mit zwei sich ergänzenden Berichten

Voraussetzungen:

Abgesehen von den Aktivitäten, die eine erfolgreiche Zertifizierung ermöglichen, sind die gleichen Voraussetzungen wie unter „1.“ erwähnt zu erfüllen.

 

3. R4E – EFQM Recognised for Excellence bzw. Assessment im Staatspreis Unternehmensqualität bei einem bereits zertifizierten Unternehmen

Ein Assessment (egal ob Recognised for Excellence (Recognised by EFQM) oder im Rahmen des Staatspreises Unternehmensqualität) und ein Audit werden terminlich zusammengelegt und finden parallel/zeitgleich statt.

Vorteile:

  • Vergleichbare Themen (siehe Abbildung 1) werden gemeinsam behandelt, was zu einer (geringfügigen) Aufwandreduktion beim Audit / Assessment führt
  • Man erhält eine externe Bewertung/Auditierung mit zwei sich ergänzenden Berichten
  • Identifikation weiterer Ansatzpunkte für die Organisationsentwicklung
  • Wenn mehr als 400 Punkte im Assessment erreicht werden, erfolgt parallel zum Zertifikat die Aufnahme in die Liste der „Exzellenten Unternehmen Österreichs“
  • Es erfolgen sowohl eine Reifegradbewertung der Gesamtorganisation als auch ein Audit der Anforderungserfüllung
  • Durch die Bearbeitung des Fragebogens zum Staatspreis wird das Thema „Kontext der Organisation“ (=Ecosystem) als ISO-Anforderung großteils bearbeitet (Umfeldanalyse, Interessengruppen, strategische Herausforderungen, Ziele, usw.)
  • Zwei Sichtweisen werden gleichzeitig in der Organisation thematisiert:Nachweisbasierte Vorgangsweise (ISO-Audit)
  • Regelkreis-Fokus: Von der Ausrichtung und der Realisierung zu den Ergebnissen (Assessment)
  • Diese Kombination bringt in der Regel ein weiterführendes Verständnis der zugrundeliegenden Managementsystemmodelle mit sich

Voraussetzungen:

  • Abgesehen von den Aktivitäten, die eine erfolgreiche Zertifizierung ermöglichen, ist für ein Staatspreis-Assessment das Ausfüllen des Fragebogens (aufgebaut nach den Kriterien des EFQM Modells) erforderlich, wenngleich auch mit anderen Dokumenten eingereicht werden kann.  Die bestehende Management-Systemdokumentation beinhaltet in der Regel aber bereits einen erheblichen Teil dieser Informationen und es entsteht somit nur mehr wenig zusätzlicher Aufwand.
  • Das AssessorInnenteam muss auch für die relevante Norm als Auditor qualifiziert sein.
  • Die Organisation muss bereits eine gewisse Reife aufweisen.

Kehren wir noch einmal zurück zur eingangs gestellten Frage: „Gibt es Synergien bei der Durchführung eines kombinierten Audit-Assessments und falls ja, wie können diese genutzt werden?“ Dies kann – wie Sie sehen, ganz klar mit JA beantwortet werden!

Es gibt viele Synergien, die genützt werden können. Die Erfahrungen zeigen, dass jene Organisationen, die beide Modelle anwenden, sowohl qualitativ als auch quantitativ von den Rückmeldungen der externen AuditorInnen und AssessorInnen profitiert haben.

Quellen:

  • Koubek A.; Pölz W.; Integrierte Managementsysteme. Von komplexen Anforderungen zu zielgerichteten Lösungen; 2014
  • Münstermann, T.: Kulturgerechte Gestaltung von betrieblichen Veränderungsprojekten mit einem unternehmenskybernetischen Ansatz. Dissertation, Aachen 2011
  • Scheiber K., Walder F-P.; Das Integrierte Managementsystem – Die Position der Quality Austria; 2016
  • Scheiber K., Walder Franz-Peter; Das Audit. Die Position der Quality Austria; 2016
  • Wiedenegger, A.; Walder, F-P: Unternehmensqualität wirkt. Wien, Quality Austria, 2013
  • Willke, H., (2007). Einführung in das systemische Wissensmanagement. 2. Auflage. Heidelberg: Carl-Auer

Zum Autor

Portrait Wolfgang PölzIng. Mag.(FH) Wolfgang Pölz, MSc, MBA arbeitet als selbständiger Unternehmensberater mit Fokus Organisationsentwicklung und ist seit knapp 30 Jahren als freiberuflicher Netzwerkpartner Auditor für diverse Normmodelle und Trainer im Bereich QM-Systeme für die Quality Austria aktiv. Er führt seit über 25 Jahren Assessments nach dem EFQM Modell durch und ist von der EFQM und der Quality Austria als Assessor*innen-Trainer zertifiziert und auch im Staatspreis Unternehmensqualität als Lead Assessor tätig. Seit 2017 betreut er auch als ISO/TS 22163 (IRIS) Produktexperte der Quality Austria Unternehmen der Schienenfahrzeugindustrie. Mit mindVRexcellene® hat er unter anderem das EFQM Modell in der virtuellen Welt (VR) für Trainings und kollaborative Arbeit aufbereitet.
www.wpo.co.at

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