Was es für eine Organisation bedeutet, Audit und Assessment gemeinsam zu bestreiten
Exzellent kombiniert – Teil 1
Im Dezember 2022 war es soweit – der Termin für das ISO - Audit und das Assessment im Staatspreis Unternehmensqualität stand vor der Tür. Die Mitarbeiter*innen waren gespannt, viele von ihnen haben bereits ein oder mehrere externe Audits und Assessments miterleben dürfen. Dennoch gab es dieses Mal wieder eine Besonderheit: bereits zum zweiten Mal erfolgten in der Wirtschaftskammer Tirol das ISO-Überwachungsaudit und das Assessment zum Staatspreis Unternehmensqualität 2022 zum gleichen Termin. Für uns, aber auch für die Auditor*innen/Assessor*innen eine spannende Aufgabe.
Die Vorbereitungszeit
Bis November war die interne Qualitätsmanagement-Steuerungsgruppe mit der Vorbereitung für die Einreichunterlage zum Staatspreis Unternehmensqualität beschäftigt. Der Fragebogen basierend auf dem aktuellen EFQM Modell war für uns eine Herausforderung und gleichzeitig eine sehr gute Reflexion, da wir selbst erkannten, mit wie vielen Themen wir uns in der Organisation auseinandersetzen. Und für die Auditor*innen/Assessor*innen war es die Grundlage für ihre Vorbereitungen – daher galt es, diesen Fragebogen genauestens aufzuarbeiten.
Der große Tag und wie wir das Assessment erlebt haben
Nun war der Termin des Audits und Assessment gekommen. Drei externe Auditor*innen/Assessor*innen waren für drei Tage vor Ort im Unternehmen und haben viele Abteilungen besucht und auditiert. Für uns waren das drei sehr spannende aber auch herausfordernde Tage. Externe Personen bewerteten unsere Arbeit anhand einer Checkliste (ISO-Überwachungsaudit), sowie einem Kriterien-Modell (EFQM Modell) und gaben uns Feedback zu unseren Stärken und möglichen Verbesserungspotenzialen. Viele Mitarbeiter*innen meldeten uns zurück, dass es jedes Mal eine wertvolle Erfahrung für sie ist, jemand „Betriebsfremden“ die Arbeitsabläufe und Tätigkeiten zu erklären. Durch das offene Gespräch, welches zwischen Auditor*innen/Assessor*innen und den Auditierten entstand, bekamen die Mitarbeiter*innen direktes und unmittelbares Feedback. Gleichzeitig erlebten sie die drei Tage bzw. die Auditgespräche als sehr intensiv. Da nicht nur die ISO-Norm Bestandteil der Fragen war, sondern auch das EFQM Kriterien-Modell, waren die Fragen der Auditor*innen/Assessor*innen detaillierter als in den letzten Jahren.
Warum Audit und Assessment kombinieren?
Zeitlich hat es sich gut ergeben, dass dieses Jahr sowohl das ISO-Überwachungsaudit, als auch das EFQM-Assessment für uns an der Reihe waren. Aber warum zusammenlegen? Ganz einfach – um Synergien zu nutzen. Zum einen war es eine strategische Entscheidung des Unternehmens, um ressourcenschonend zu arbeiten. Zum anderen, und dies ist der wichtigste Faktor, war das Feedback aus dem Audit und Assessment sehr detailliert. Wir haben nun zwei unterschiedliche Berichte – einen Audit- und einen Feedbackbericht – in denen unsere Stärken und Verbesserungspotenziale klar herausgearbeitet wurden. Mit dieser Grundlage konnten wir mit neuen Ideen und Projekten in das Jahr 2023 starten.
Zur Autorin
Sandra Sauperl, MSc, MBA ist seit Ende 2018 in der Wirtschaftskammer Tirol tätig und ist dort für das Prozess- und Qualitätsmanagement zuständig. Zudem hat sie vor einigen Jahren die Ausbildung zur qualityaustria Assessorin Unternehmensqualität (Excellence) absolviert und ist immer wieder als Assessorin im Staatspreis Unternehmensqualität tätig.
HIER geht es zu Teil 2 des Artikels - Exzellent kombiniert: Audit und Assessment - Das Beste aus zwei Welten