Durch eine andere Brille geschaut
Der Staatspreis aus Assessor*innen Sicht
Für Bewerber*innen liegt der größte Nutzen in der Teilnahme am Staatspreis Unternehmensqualität im Feedback aus einer anderen Perspektive. Diese wird von den Assessor*innen geliefert. Aber wie entsteht diese? Und warum ist es so spannend, als Assessor*in tätig zu sein?
First things first: Wie wird man eigentlich Assessor*in?
Zum einen ist hier die Kenntnis des EFQM Modells wichtig. Diese erlangt man durch die Teilnahme an der Lehrgangsreihe qualityaustria Assessor*in Unternehmensqualität. In vier Tagen lernt man zum einen das Kriterienmodell und die RADAR Logik kennen und zum anderen spielt man ein Assessment in allen Schritten anhand einer Fallstudie durch.
Die Absolvent*innen dieses Lehrgangs werden dann eingeladen, als Hospitant*innen im Staatspreis Unternehmensqualität teilzunehmen.
Was macht eine Hospitant*in?
Die Ausbildung alleine macht einen nicht direkt zur Staatspreis Assessor*in, es gilt auch Wissen und Kompetenz unter Beweis zu stellen. Daher sind Assessor*innen, die zum ersten Mal an einem Assessment teilnehmen, Hospitant*innen.
Wie alle anderen Assessor*innen im Team bereiten sich Hospitant*innen vor, indem sie die Bewerbungsunterlagen der Organisation durcharbeiten und Stärken, Potenziale und Fragen für das Assessment festhalten. Während des Assessments nehmen Sie an Gesprächen teil und stellen Fragen (auch wenn sie keine Interviews alleine führen) und notieren sich alle wichtigen Erkenntnisse. Im Konsensmeeting diskutieren sie mit den (Lead) Assessor*innen die Bewertung und unterstützen nach dem Assessment bei der Erstellung des Feedback Reports.
Hospitant*innen, die vom Assessor*innen Team und der Organisation gut bewertet wurden, werden dann zu Staatspreis Assessor*innen berufen.
Das „Klassentreffen“ der Assessor*innen
Einmal im Jahr, zu Beginn des Staatspreisjahres, treffen sich (Lead)Assessor*innen, Hospitant*innen und das Team Unternehmensqualität der Quality Austria zum Briefing. In diesem Briefing geht es um die Kalibrierung der Assessor*innen, darum sich kennenzulernen und auszutauschen und auch um die inhaltliche Auseinandersetzung mit dem EFQM Modell. Es werden auch wichtige und neue Aspekte im Staatspreisprozess gemeinsam besprochen und bearbeitet.
Und wie ein Assessor dieses Jahr angemerkt hat, ist es wie ein Klassentreffen, auf das man sich jedes Jahr freut. Viele Assessor*innen nehmen seit Jahren oder teilweise sogar schon seit Jahrzehnten regelmäßig an diesen Briefings teil und freuen sich jedes Jahr aufs Neue darauf. So wir auch wir vom Team Unternehmensqualität!
Wie kommt man als Assessor*in zu einem Assessment?
Ab Herbst bis spätestens März melden sich Organisationen zum Staatspreis Unternehmensqualität an. Sobald eine Anmeldung einlangt, wird durch das Team Unternehmensqualität ein Assessor*innen Team zusammengestellt, das je nach Organisationsgröße aus einer Lead Assessor*in, 1 – 2 Assessor*innen und 1 – 2 Hospitant*innen besteht. Diese zwei bis fünf Personen sollen ein möglichst breites Erfahrungsspektrum abdecken und es werden gemischte Teams aus Männern und Frauen, Assessor*innen mit und ohne Erfahrung in der Branche des*der Bewerber*in und mit verschiedenen Kompetenzen zusammengestellt. Umso diverser das Team, umso größer der Nutzen für die Bewerber*in, da eine Vielzahl an Perspektiven und Eindrücken in den Feedbackreport einfließen und es wird für alle Beteiligten interessanter.
Zeit sich auf das Assessment vorzubereiten, aber wie?
Spätestens 4 Wochen vor dem Site Visit Termin reichen die Bewerber*innen ihre Unterlagen ein. Das wichtigste Dokument ist der ausgefüllte Fragebogen. Meist werden aber auch Zusatzdokumente mitgeschickt, um ein besseres Verständnis für die Organisation zu schaffen, wie z.B. Organigramme, Prozessmodelle, etc.
Die Assessor*innen lesen all diese Unterlagen und dann studieren sie die Unterlagen nochmal und machen sich umfassende Notizen. Anhand der Unterlagen erkennen die Assessor*innen schon die ersten Stärken und Potenziale, erfassen das Ecosystem und sehen, ob die Regelkreise geschlossen werden. Aber am längsten ist die Liste an Fragen und Themen, die für den Site Visit und die Interviews offen sind.
Die individuellen Vorbereitungen der Assessor*innen werden von der Lead Assessor*in gesammelt, konsolidiert und an die Assessor*innen verteilt. Die Assessor*innen gehen also mit den offenen Fragen und Themen aller Mitglieder des Assessor*innen Teams in die Gespräche vor Ort. Eine Abstimmung erfolgt auch immer öfter mittels Online-Meetings, die ein unkompliziertes Kennenlernen und Vorbereiten der quer über Österreich verteilten Assessor*innen ermöglicht.
Der Site Visit – jetzt wird es ernst!
Oft trifft sich das Assessor*Innen Team bereits am Vorabend (meist zum Abendessen) um sich abzustimmen. Es werden Eindrücke, die auf Grund des Fragebogens gewonnen wurden, besprochen, die Agenda durchgegangen und wichtige Fragen aus der Vorbereitung werden thematisiert.
Je nachdem, wie groß und komplex eine Organisation ist, dauert der Site Visit ein bis drei Tage und startet immer mit dem Strategiegespräch. Danach gibt es eine Betriebsführung, Einzel- und Gruppengespräche mit Mitarbeitenden aller Hierarchieebenen – vom Lehrling bis zur Geschäftsführung. In den Pausen und am Abend tauschen sich die Assessor*innen immer wieder über die gewonnen Eindrücke aus.
Am Ende des Site Visits stehen immer das Konsensmeeting und das Feedbackgespräch. Im Konsensmeeting einigen sich die Assessor*innen auf die wichtigsten Stärken und Potenziale der Organisation und bewerten diese – durchwegs eine Herausforderung in der knappen Zeit!
Im Feedbackgespräch werden die herausragenden Stärken und Potenziale an die Bewerber*innen zurückgespielt und die Bewertung bekannt gegeben.
Der Site Visit ist vorbei, die Assessor*innen sind fertig – oder doch nicht?
Der größte Teil der Aufgaben einer Lead Assessor*in oder Assessor*in ist erledigt, aber noch nicht alles. Es ist an der Zeit, den Feedbackreport zu schreiben. Hier gilt: Je besser die Vorbereitung und die Mitschriften vom Site Visit, umso schneller und einfacher ist das Schreiben des Feedback Reports. Für die Bewerber*innen ist der Feedbackreport der wichtigste Output des Assessments und deshalb geben sich die Assessor*innen viel Mühe, diesen möglichst nutzenbringend zu schreiben. Er enthält Stärken und Potenziale, gegliedert nach den sieben Kriterien des EFQM Modells, und bietet eine gute Grundlage für Verbesserungsmaßnahmen.
Die Assessor*innen tragen alle zum Feedbackreport bei und unterstützen die Lead Assessor*in in der Finalisierung des Reports. Der fertige Feedbackreport wird dann nochmal vom Team Unternehmensqualität Korrektur gelesen und auf Verständnis überprüft und an die Bewerber*innen geschickt.
Aber jetzt ist Schluss …
Zumindest für die Assessor*innen. Als nächstes trifft sich die Jury und entscheidet, wer den Staatspreis Unternehmensqualität gewinnt – aber das ist eine andere Geschichte.
Für die Assessor*innen und Bewerber*innen ist es an der Zeit zu feiern, sie haben alle Großartiges geleistet und das gilt es, im Rahmen der Winners‘ Conference und Verleihung Staatspreis Unternehmensqualität zu ehren und darauf anzustoßen.
57 Assessor*innen erzählen ihre Highlights
Jedes Assessment ist eine Abenteuerreise!
qualityaustria Assessor*in zu sein ist mehr als eine Zusatzqualifikation – es ist eine Inspirationsquelle.
So könnte man zum Beispiel die Erfahrungen von unseren Top-Assessor*innen zusammenfassen, die gemeinsam das eBook „Was Assessor*innen bewegt" geschrieben haben. Dieses Buch soll ansteckend sein – es will andere Menschen neugierig auf die Qualifikation und Arbeit als qualityaustria Assessor*in machen.
Hier kommen erfahrene Assessor*innen zu Wort und teilen ihre Erfahrungen:
- Was macht mir an meiner Tätigkeit als Assessor*in besonders Freude?
- Welche war die spannendste Erkenntnis, die ich aufgrund meiner Tätigkeit als Assessor*in gewonnen habe?
Lassen Sie sich von den Antworten inspirieren! Wir freuen uns, wenn auch Sie Teil des qualityaustria Assessor*innen-Teams werden.
Zur Autorin
Team
Manuela Eigelsreiter, MA
Operations Unternehmensqualität, Trainerin, Assessorin, Auditorin