Erfolgsturbo „Management­system-Tuning“

„Wie sollen wir etwas verbessern, dass wir nicht klar fassen und beschreiben können?“ Diese Frage wird häufig am Beginn von Projekten zur Ausgestaltung und Optimierung von Managementsystemen in den Raum gestellt. Die Gründe hierfür sind vielfältig: Viele Organisationen sind sich der Existenz und/oder der zentralen Bedeutung ihres Managementsystems nicht ausreichend bewusst. Häufig fehlen ein klares Bild und ein einheitliches Verständnis zum eigenen Managementsystem. In vielen Fällen sind die nötigen Rollen zur Ausgestaltung, Weiterentwicklung und „Vermarktung“ des Managementsystems nicht geklärt und/oder nicht entsprechend implementiert. Manchen Organisationen ist der Unterschied zwischen Managementmodellen und Managementsystemen nicht hinlänglich bekannt.

Fehlendes Bewusstsein und unzureichende Kompetenz in der Ausgestaltung, Anwendung und Weiterentwicklung von Managementsystemen haben stets drastische Folgen: Die verschiedenen Management- und Führungsinstrumente eines Managementsystems werden meist isoliert voneinander entwickelt, ohne deren Zusammenwirken oder das Gesamtsystem und dessen Balance im Blick zu halten. Formalisierte Managementsysteme werden vielfach abseits der täglichen Management- und Führungsroutinen geführt und gepflegt und weichen damit signifikant von den gelebten Systemen ab. Unsicherheit, Zielkonflikte, Unzufriedenheit und enorme Performance- und Erfolgseinbußen sind damit unvermeidbar.

Managementmodelle als Blueprint

Will man sein Managementsystem in allen Teilen erfassen, es vervollständigen und systematisch verbessern, muss man „das Rad“ nicht neu erfinden. Bewährte Managementmodelle, wie etwa das EFQM Modell als Reifegradmodell oder zertifizierbare Managementsystemstandards nach ISO, bieten den nötigen Rahmen, um gelebte Managementsysteme in der Praxis (be-)greifbar, gestaltbar und bewertbar zu machen. Anerkannte Managementmodelle geben die relevanten Aspekte/Themen zur Ausgestaltung effektiver Managementsysteme vor, zielen auf deren tiefe Verankerung im Organisationsgeschehen ab und fordern durchgängiges Regelkreisdenken als Basis für laufende Bewertung & Verbesserung ein (Regelkreisdenken spiegelt sich etwa im EFQM Modell in dessen RADAR-Logik wider, in den ISO Normen sichert der PDCA-Zyklus durchgängiges Regelkreisdenken ab).

Managementsystem-Tuning als Leistungsturbo

Die Leistungsfähigkeit und der Erfolg einer Organisation hängen maßgeblich von den in der Organisation aktiven Menschen und vom jeweils im Einsatz befindlichen Managementsystem ab. So wie auf menschlicher Ebene, gründet Erfolg auch auf Managementsystem-Ebene auf Feinabstimmung, Einklang und Harmonie aller Systemelemente. Zur Abstimmung und Weiterentwicklung des Managementsystems lässt sich somit das aus dem Fahrzeug- und Modellbau sowie aus der Softwareentwicklung bekannte Konzept des „Tunings“ heranziehen: Mittels Modifikation und Feinabstimmung zielt man im Tuning auf die Verbesserung von Optik und/oder Qualität und/oder Performance ab.

Am Beginn jedes „Managementsystem-Tunings“ steht die individuelle (Neu-)Interpretation, Beschreibung und Visualisierung des bestehenden Managementsystems – unabhängig davon, ob dieses System bereits formalisiert vorliegt oder nur als gelebtes System existiert. Mittels gezielter Modifikation und Erweiterung/Verschlankung des Systems im Sinne der (Neu-)Interpretation sowie mittels Feinabstimmung aller Systemelemente und Management- und Führungsinstrumente lassen sich in Folge die Leistungsfähigkeit und Wirksamkeit des Managementsystems konsequent steigern.

Im Rahmen der Neuinterpretation und Weiterentwicklung des Managementsystems reicht es nicht aus, sich „nur“ auf die optimale Ausgestaltung der einzelnen Elemente des Managementsystems an sich (Abläufe, Methoden, Werkzeuge, Hilfsmittel etc.) zu beschränken. Vielmehr ist es wesentlich, den Blick auf das „große Ganze“ zu richten: Ein umfassendes Ecosystem-Verständnis sowie Klarheit hinsichtlich der Ausrichtung und der Erfolgslogik der Organisation bilden den nötigen Orientierungsrahmen und Bezugspunkt für eine erfolgswirksame Managementsystementwicklung.