Warum ein Wechsel? Die alte Norm und das Mehr
Von der Norm zu Exzellenz
Im Jahr 2007 – also vor 13 Jahren entschied sich die ÖSB Consulting zu einer Zertifizierung des Qualitätsmanagements. Einerseits weil das Unternehmen ein deutliches Wachstum erlebte und eine qualitätsvolle Umsetzung eine bessere Prozessgestaltung benötigte und andererseits, weil in öffentlichen Vergabeverfahren eine Zertifizierung nach ISO 9001:2000 bewertet wurde.
Als damals junge Führungskraft freute ich, Oliver Göstl, mich auf die Zertifizierung, da sie Struktur gibt und eine Richtschnur, wie man eine qualitätsvolle Umsetzung etabliert.
10 Jahre später, im Jahr 2018, begannen wir, das EFQM Excellence Modell zu verwenden. Ich war zwischenzeitlich Prokurist und hatte damit Gesamtverantwortung für das Qualitätsmanagement des Unternehmens. Wieder waren praktische Gründe ausschlaggebend: Unser wichtigstes Kund*innensystem nutzt seit langem das EFQM Modell. Ein gleiches Bewertungssystem führt zu einer ähnlichen Ausrichtung und gleichem Qualitätsverständnis mit den Kund*innen. Durch die Neuerungen der Norm ISO 9001:2015 wäre eine komplette Überarbeitung des Managementhandbuchs zudem sowieso unumgänglich gewesen.
Bereits zu Beginn der Auditvorbereitungen fiel mir auf:
- Du erfüllst eine ISO-Norm– oder eben nicht. Wenn man es erfüllt, hast du das Ziel erreicht.
- Das Bewertungssystem des EFQM Modells nach der RADAR Logik und nach Sternekategorien liefert hier einen starken und durchaus auch spielerischen Anreiz sich zu verbessern. Das Grundprinzip einer kontinuierlichen Verbesserung ist damit integraler Bestandteil.
- Der Fragebogen liefert eine konkrete Grundlage und Struktur für die Auseinandersetzung mit dem eigenen QM-System. Das erleichtert den Umstieg.
Unseren Anspruch, zumindest 3 Sterne zu erreichen, haben wir damals mit 4 Sternen überschritten.
Exzellenz in der Krise
2020 entschlossen wir uns zu einer neuerlichen Einreichung zum Staatspreis Unternehmensqualität. Wir entschieden uns für die Anwendung des neuen Staatspreis-Fragebogens (nach dem EFQM Modell 2020), um die Kriterien zielgerichtet abbilden zu können. Das bedeutete allerdings eine komplette Neufassung der Bewerbungsunterlagen.
Ich bildete also ein kompaktes Team aus 7 Personen, bestehend aus zum Teil erfahrenen Führungskräften der ersten EFQM-Runde und neuen Leuten, die für frische Sichtweisen sorgten.
Die sieben Kriterien des EFQM Modells sind sehr schlüssig entlang einer zeitgemäßen Geschäftsmodellierung aufbereitet. Das kam uns sehr entgehen, da wir als Projektorganisation jedes Projekt wie ein eigenes Geschäftsmodell betrachten. Unsere bestehende Prozesslandkarte ließ sich dadurch sehr einfach den 7 Kriterien anpassen.
Übergang exzellent organisiert
Das Assessment fand Ende April 2020 teilweise präsent statt. Alle Kolleg*innen aus anderen Standorten wurden via Videokonferenz zugeschaltet.
Zwischenzeitlich war auch klar, dass das Qualitätsmanagement in einer Stabstelle für die Firmengruppe neu gebündelt wird und Philipp Brunner diese Agenden übernimmt. Das Audit, der Fragebogen und die begleitenden Unterlagen waren damit auch gleichzeitig ein guter Transmissionsriemen für die Übergabe.
Somit sind wir im Jahr 2020 und als junge Führungskraft freue nun ich, Philipp Brunner, mich, unser Qualitätsverständnis auf eine breite Basis zu stellen. Eines habe ich meinem Vorgänger bereits voraus: Eine bessere Übergabe kann man sich eigentlich nicht wünschen. Ein ausführlich ausgefüllter Fragebogen, umfangreiche Prozessbeschreibungen und ein kritisches Gespräch über bestehende Prozesse im vergangenen Assessment sowie eine frisch ausgestellte Auszeichnung Recognised for Excellence 5 Stern inklusive Nominierung zum Staatspreis bekommt man nur selten mit dem neuen Aufgabenpaket überreicht. Man ist bereits vertraut mit dem Vorgehen und konnte aus erster Hand erfahren, wie ein derartiges Assessment Impulse und Verbesserungsideen mit sich bringt.
Mit Exzellenz in die Zukunft
Das Feedback dieses noch so frischen Assessments gab mir eine willkommene Möglichkeit, die eigenen Prozesse neu zu betrachten und auf Basis der Rückmeldungen an diversen Rädchen zu drehen und neue Impulse zu setzen.
Nun heißt es, sich nicht auf den Lorbeeren des Vorgängers auszuruhen, sondern vielmehr darauf aufzubauen und die Exzellenz mit in die Zukunft zu nehmen. So nehmen wir wertvolle Erfahrungen, Kompetenzen & neues Wissen aus der Krise mit, bauen auf diesen auf und verinnerlichen diese in neuen Prozessen & Standards. Für uns bedeutet dies unter anderem, die neuen Qualitätsstandards auf eine breitere Basis zu stellen. Konkret wollen wir eine Anwendung unseres EFQM Modells über unsere gesamte Unternehmensgruppe hinweg einführen. So können wir nicht nur im Zuge des EFQM Prozesses innerhalb der Unternehmen, Bereiche & Projekte reflektieren und lernen, sondern auch firmenübergreifend Erfahrungen teilen, Standards setzen, aus Ergebnissen lernen und Qualität fördern.
Zu den Autoren
Oliver Göstl, Prokurist der private + public service GmbH, war lange Jahre in der ÖSB Consulting als Geschäftsleiter und Qualitätsmanager u.a. auch für den Start der Excellence Initiative verantwortlich.
Mag. Philipp Brunner, Leitung Controlling, Digitales Arbeiten & Qualitätsmanagement, leitet u.a. die Initiativen für gegenwärtige und kommende Excellence Bestrebungen innerhalb der ÖSB Gruppe.
HIER gibt es mehr Informationen zur ÖSB Consulting GmbH, die im Staatspreis 2020 als Kategoriesieger für Mittlere Unternehmen ausgezeichnet wurde.