19. Okt 2022

... Überblick oder Details

Augen öffnen durch Feedback

Der richtige Einsatz von Feedback-Instrumenten verbessert die Unternehmensqualität nachhaltig. Doch wie erkennt man Stärken und Potenziale, die dann zu Maßnahmen führen sollen, schnell und auf einen Blick? Die optimale Darstellung der Befragungsergebnisse kann einem im Idealfall „die Augen öffnen“ und zu den richtigen Erkenntnissen führen. Die Aufbereitung der Daten liefert so Information und Wissen und hilft zu Verständnis und entsprechenden Handlungen. Gute Ergebnisse geben Bestätigung und Sinnstiftung, das (unerwartete) Erkennen von verbesserungswürdigen Potenzialen vermittelt einen gewissen Leidensdruck und gibt „einen Kick“ für Verbesserungsmaßnahmen. Die ideale Form der Darstellung kann dabei – je nach Anspruchsgruppe – unterschiedlich sein: flexibles Online-Reporting oder standardisierter Ergebnisbericht.

Einzelne Grafik oder Detailanalyse?

Manchmal schafft es eine einzige Grafik, dem Betrachter schlagartig und eindeutig zum Erkenntnisgewinn zu verhelfen und Handlungswillen hervorzurufen. Manchmal muss man sich etwas mehr in die Details von Befragungsergebnissen vertiefen, wenn die Schlussfolgerungen nicht auf den ersten Blick auffallend, sondern etwas komplexer sind. Doch bei dieser Analyse sollten die Entscheidungsträger durch Bericht oder Instrument auch nicht überfordert werden.

Formen von Ergebnisberichten In der Praxis

Management Summary: Führungskräfte haben wenig Zeit für die operative Analyse von Details. Wichtig sind die relevanten Fakten in Kurzform: Rücklaufquote, Gesamtindex im Vergleich zu anderen Gruppen (Benchmarking), wichtige KPIs (Key Performance Indicators) und deren Entwicklung über die Zeit. Vielleicht auch die drei erkenntnisreichsten Themenbereiche kurz zusammengefasst, alles auf einer A4-Seite, die auch komfortabel ausgedruckt werden kann.
Standard- Ergebnisbericht: Auf mehreren – manchmal zu vielen – Seiten sind alle Informationen enthalten und es kann jedes Detail recherchiert werden, entweder in ausgedruckter Form oder als PDF oder PowerPoint am Bildschirm. Vorteil: Alle Informationen sind vorhanden. Nachteil: Den Überblick zu behalten und sich nicht im Detail zu verlieren gestaltet sich manchmal herausfordernd.
Flexibler Ergebnisbericht: Mithilfe computerunterstützter Tools ist es möglich, nach Wunsch und Interesse der analysierenden Person die relevanten Informationen aus dem Datenpool individuell aufzubereiten und für Erkenntnisse im speziellen Bereich zu nutzen. Datenfilter und andere Parameter helfen dabei, die individuellen Ergebnisse mittels vorhandener Grafik-Vorlagen für den gewünschten Bereich darzustellen.

Beispiel aus einem EUCUSA-Ergebnisbericht: Jeder Punkt repräsentiert den ungewichteten Mittelwert des Ergebnisses einer Frage im Fragebogen. Rechts oben sind wichtige und gut bewertete Punkte zu finden, links oben Verbesserungspotenziale, die hohe Wirkung haben.

Verschiedene Methoden für unterschiedliche Entscheider und Zwecke

Um die Unternehmensqualität zu optimieren, sollten aus den Befragungsergebnissen wertvolle Handlungen abgeleitet werden. Doch so verschieden Entscheider bzw. Führungskräfte sind, so verschieden sind auch die Erfordernisse an die Datenaufbereitung.

Top-Manager wollen meist ausschließlich ein Management Summary, das umfangreiche, komplexe Sachverhalte komprimiert und zusammenfasst. Wenn es aber um die Bewertung des eigenen Führungsverhaltens oder jenes von Führungskräften im Unternehmen geht, liegt meist der Fokus auch auf den Detailergebnissen des Teams. Andere Führungskräfte oder Anwender schwören hingegen auf die Möglichkeit, die für den Bereich relevanten Ergebnisse im Detail zu analysieren und auf individuelle Möglichkeiten der Informationsaufbereitung.

Was bringt also den größten Mehrwert? Für die Mehrzahl von Führungskräften ist das wohl ein gut aufbereiteter, schlanker Detailbericht (Themen wie Anonymitätsgarantie und Datenschutz spielen daneben ebenfalls eine wichtige Rolle). Speziell Auftraggeber einer Befragung, die einen guten Überblick über das Gesamtprojekt brauchen, aber auch einzelne, interessierte Linien- oder Projektmanager, haben Bedarf an individuell zusammengestellten Grafiken. Sowohl Standard- als auch flexible Ergebnisberichte haben somit ihre Berechtigung.

Beim Beratungsunternehmen EUCUSA haben sich in der Praxis Powerpoint-Präsentationen mit Hyperlinks und Mouseover-Feldern sehr bewährt. Sowohl Übersicht als auch das flexible Eintauchen in Detailergebnisse sind so möglich. Für spezielle Analyse-Zwecke gibt es auch eine Web-Version, welche die individuelle Detail-Aufbereitung dem User überlässt – allerdings je nach Zugriffsberechtigung (Anmerkung: Die mit dem Unternehmen vereinbarte Anonymität der Feedback-Geber bleibt durch eine spezielle Methodik sogar hier gewahrt).

Zum Autor

Mag. Mario Filoxenidis ist seit 20 Jahren Unternehmensberater und seit 8 Jahren Geschäftsführer von EUCUSA. Nach dem Motto „wirksam fragen – wertvoll handeln“ gestaltet er mit seinem Team maßgeschneiderte Feedback-Systeme mit fundierter Ergebnisaufbereitung. Das Beratungsunternehmen mit Sitz in Wien hat sich seit 1998 auf die Durchführung strategischer Mitarbeitenden- und Kund*innenbefragungen sowie die Begleitung der Folgeprozesse spezialisiert.