Projektmanagement im AMS

Vor zehn Jahren standen wir im AMS Wien vor dem Problem, dass unsere Projekte oft unzureichend strukturiert waren und zu lange dauerten. Statt aber unseren Kopf in jenen Sand zu stecken, in dem manche Projekte verliefen, beschlossen wir, unser Projektmanagement mit, no na, einem Projekt auf neue Beine zu stellen. Unser Ziel war das Festlegen einheitlicher Prozesse und der entsprechenden Unterlagen sowie die Entwicklung eines Schulungskonzepts.

Für das Projektteam haben wir auf Kolleginnen und Kollegen zurückgegriffen, die bereits mit Projektleitungen Erfahrungen gesammelt hatten. Zugleich konnten wir außerdem noch externe Beratung zukaufen, um auch über den sprichwörtlichen Tellerrand zu blicken. So konnten wir für das AMS Wien „maßgeschneiderte“ Standards und Schulungen entwickeln.

Wichtige Faktoren für den Erfolg unseres neuen Projektmanagements waren die Schulung aller Führungskräfte, die Ernennung einer PM-Koordinatorin und die Einführung des Auftragsklärungsgesprächs. Auf diese Punkte wollen wir im weiteren Verlauf noch näher eingehen.

Bei den Weiterbildungen arbeiten wir seit 2015 mit einem externen Trainer zusammen.

Dabei hat sich gezeigt, dass es extrem vorteilhaft ist, die Ausbildung mit Praxiserfahrungen aus dem Unternehmensalltag anzureichern. Daher ist die PM-Koordinatorin bei diesen internen Weiterbildungen immer mit an Bord, um auch ein wenig aus dem Nähkästchen zu plaudern. Darüber hinaus unterstützt die PM-Koordinatorin über den ganzen Projektverlauf hinweg die Leiterinnen und Leiter der einzelnen Projekte – insbesondere auch als Verbindungsstelle zum Management bis hin zur Ebene der Landesgeschäftsführung. Im Auftragsklärungsgespräch, das jedem Projektstart vorangestellt ist, feilen Management, Projektleitung und PM-Koordination so lange an der Struktur und den Zielen des jeweiligen Projekts, bis dessen Sinn und Nutzen wirklich für alle klar definiert ist. Erst dann kann es auch wirklich losgehen.

Jedes Projekt wird außerdem in die Projektdatenbank PRODOK eingetragen. Darin sind unter anderem die Ziele und Meilensteine sowie der aktuelle Projektstatus erfasst und einsehbar. Hier kann man beispielsweise nachschauen, ob zu einem bestimmten Thema bereits ein Projekt existiert. Darüber hinaus dient die PRODOK der Transparenz, dem Marketing und dem Good Practice Transfer. So wurden zu unserer Freude auch die Ergebnisse des Projekts „Projektmanagement NEU im AMS Wien“ mittlerweile vom gesamten AMS Österreich übernommen. Besonders erfolgreiche Projekte werden außerdem jährlich im Rahmen des „Best of AMS Award“ ausgezeichnet.

Auf diese Weise haben wir es geschafft, Projektmanagement in Theorie und Praxis im AMS Wien zu etablieren, und unseren Kolleginnen und Kollegen die Möglichkeit gegeben, Projektmanagement als Teil unserer Arbeit kennenzulernen und an der Weiterentwicklung von Prozessen im AMS Wien mitzuwirken.

Zwei gelungene und mit Good Practice-Awards ausgezeichnete Projekte möchten wir per Video kurz vorstellen:

Zu den Autorinnen

Mag.^a Elisabeth Rüder, AMS Wien, Büro der Landesgeschäftsführung, Projektmanagement Koordinatorin seit 2021, seit 2015 beim AMS Wien: In meinen Projektbegleitungen ist mein Motto: „Go with the Flow“.

Mag.^a Renate Lehner, AMS Wien, Leiterin Öffentlichkeitsarbeit, Projektleiterin „Projektmanagement Neu im AMS Wien“, Projektmanagement Koordinatorin von 2015 bis 2021.