02. Jun 2021

Wie nutze ich das Feedback aus dem Assessment möglichst sinnvoll?

Und jetzt geht es los!

Feedback kann und soll ich nutzen, um mein Unternehmen noch erfolgreicher zu machen. Das heißt, ich kann nach dem Assessment sofort mit dem Bearbeiten des Feedbacks losstarten. Aber wie macht man das am besten? Wir haben Tipps und Tricks von Bewerber*innen gesammelt und berichten auch aus unserer langjährigen Erfahrung mit Assessments im Staatspreis Unternehmensqualität.

Bei einem Assessment bekommt man reichlich Feedback von den Assessor*innen. (Mehr über den Nutzen und den Ablauf des Strategiegesprächs im Assessment lesen Sie in HIER. Was das Feedback Gespräch im Assessment für Möglichkeiten bietet und was denn eigentlich im schriftlichen Feedback Report steht, lesen Sie HIER.)

Tipps und Tricks

Feedback und Erlebtes unmittelbar reflektieren

Es ist sinnvoll und wichtig, unmittelbar nach dem Site Visit die gesammelten Eindrücke und das erste bereits im Site Visit erhaltene Feedback zu sammeln und zu besprechen (Erkenntnisse aus dem Strategiegespräch, den Interviews und dem mündlichen Feedback Gespräch...). Am besten ist es, eine Runde mit den im Site Visit involvierten Mitarbeiter*innen und Führungskräften (Interviewpartner*innen, Teilnehmer*innen im Strategiegespräch) zu starten und die Eindrücke sofort festzuhalten. Wie war es? Was haben wir schon aus dem Assessment mitnehmen können? Welche Tipps und Tricks haben die Assessor*innen geteilt? Haben sie Best Practice Beispiele genannt? Welche Fragen haben die Assessor*innen in den Interviews gestellt, die uns auf neue Aspekte aufmerksam gemacht haben, an die wir vorab noch nicht gedacht hatten? Welche Schwerpunkte wurden im Strategiegespräch gesetzt? Hat uns das mündliche Feedback am Ende des Site Visits überrascht? Welche Ansatzpunkte kann ich daraus mitnehmen? uvm …

Feedback Report sofort nach Erhalt studieren

Spätestens 14 Tage nach dem Site Visit erhalte ich den schriftlichen Feedback Report. Es ist wichtig, den Feedback Report sofort aufmerksam zu lesen und auch an (ausgewählte) Kolleg*innen zu verteilen. Welche Meinungen und Eindrücke haben die Mitarbeitenden und ich aus dem schriftlichen Feedback gewonnen? Wo gibt es Quick Wins? Welche Themen sind besonders wichtig? Und: Welche Themen können überhaupt in unserem Unternehmen umgesetzt werden? Hierzu muss man die möglichen Verbesserungsprojekte priorisieren. Darüber werde ich noch weiter unten schreiben.

Stärken stärken

Ein Geheimtipp ist es, sich zuerst auf die Stärken des Unternehmens zu konzentrieren. Im Feedback Report werden Stärken in allen Kriterien des EFQM Modells angeführt und meist ist man sich einigen davon ja sowieso schon bewusst. Es werden aber auch immer neue Aspekte genannt, die man vorab noch nicht berücksichtigt hat. Und all diese Stärken kann man gezielt nutzen. Es ist nicht oder nur sehr schwer möglich, in allen Bereichen exzellent sein. Wenn man jedoch die Bereiche, in denen man bereits tolle Leistungen bietet, immer weiter verbessert, wird man bald einen uneinholbaren Vorteil gegenüber dem Mitbewerb aufweisen.

Neue Potenziale aufgreifen

Die Assessor*innen ziehen das EFQM Modell als Grundlage für die Bewertung des Unternehmens heran. Das EFQM Modell ermöglicht einen Gesamtblick auf das Unternehmen; es gibt einen Rahmen vor, der dem Unternehmen hilft, keinen Bereich/Betrachtungsaspekt zu vergessen. Man kann es auch als einzelne Puzzleteile sehen, die zusammen ein ganzes Bild ergeben. Assessor*innen geben somit Hinweise, in welchen Bereichen es noch Lücken gibt. Welche Themen werden nicht ausreichend behandelt? Welche Aspekte werden vielleicht noch gar nicht bearbeitet? Welche Möglichkeiten bieten sich mir durch die neuen Themenfelder? Potenziale werden im Feedback Report in jedem Kriterium angesprochen und ich muss nur überlegen, welche davon ich als Verbesserungsprojekte aufgreifen möchte.

In welche Bereiche lohnt es sich nun zu investieren? Wie priorisiere ich die aus dem Feedback und den Gesprächen entstandenen Projekte? Dafür muss ich verschiedene Aspekte berücksichtigen. Die Methode, die ich hier vorstelle, wird auch bei der Committed to Excellence Projektvalidierung nach der Selbstbewertung für die Auswahl der Verbesserungsprojekte angewandt.

Priorisierung von Projekten / Vorhaben

Leider ist es nicht möglich und auch nicht immer sinnvoll, alle Verbesserungsprojekte, die aus einem Assessment oder einer Selbstbewertung entstanden sind, zu starten. Daher müssen diese zuerst einmal priorisiert werden. Ich kann jede mir sympathische Methode zur Priorisierung und Auswahl der Verbesserungspotenziale heranziehen. Wichtig ist es aber jene Potenziale auszuwählen, von denen ich mir die größte Auswirkung auf die Leistung und Ergebnisse meines Unternehmens verspreche. Bei manchen von den Assessor*innen genannten Vorschlägen kann es auch sein, dass mir bzw. meinem Unternehmen die Fähigkeiten fehlen, das Vorhaben umzusetzen. Dies kann z.B. an fehlenden Ressourcen liegen. Daher sollte man bei der Priorisierung der Verbesserungsprojekte nicht nur auf die größte Auswirkung sondern auch auf die Fähigkeit zur Umsetzung achten. Dazu kann ich z.B. eine Matrix aufstellen die folgendermaßen aussieht:

Information zur Bewertung

Wirkung: Auswirkung auf die Ergebnisse der Organisation in bestimmtem Betrachtungszeitraum 1-gering bis 5-stark
Fähigkeit: Wahrscheinlichkeit der erfolgreichen Umsetzung (finanziell, personell, organisatorisch…) 1-niedrig bis 5-hoch
In diesem Beispiel würde ich also die Projekte mit dem Rang 1 und 2 den Projekten mit dem Rang 3 und 4 vorziehen. Da sich meine Fähigkeiten zur Umsetzung von Projekten mit der Zeit ändern können (z.B. habe ich eine/n neue/n Mitarbeiter*in eingestellt, der/die gewisse Fähigkeiten abdeckt) ist es durchaus sinnvoll, sich die möglichen Verbesserungsprojekte in regelmäßigen Abständen anzuschauen und neu zu bewerten. Bei/nach der Auswahl der Projekte sollte ich mir zusätzlich noch folgende Punkte zur Relevanz des Verbesserungsprojekts überlegen.

Warum wurde das Verbesserungsprojekt 1 gewählt, welche Relevanz hat es in der Organisation?
Wie trägt das Verbesserungsprojekt 1 zu anderen Vorgehensweisen bei (Unterstützung anderer Ansätze in der Organisation)?
Welche Wirkung wird vom Verbesserungsprojekt 1 hinsichtlich Business Plan, Organisationszielen oder Ergebnissen erwartet?

Die Verbesserungsprojekte sind definiert – sofort loslegen

Wenn die Verbesserungsprojekte ausgewählt und definiert sind, dann ist es wichtig, sofort mit dem Bearbeiten zu starten. Ich nehme den Schwung aus dem Assessment und die Motivation aus dem Feedback mit – solange die Eindrücke aus dem Site Visit noch frisch sind geht es am leichtesten! In diversen Untersuchungen wurde nachgewiesen, dass die Umsetzungswahrscheinlichkeit mit jedem Tag an dem man das Projekt / Vorhaben nicht startet, kontinuierlich abnimmt.

Darum: Teams zusammenstellen und Kolleg*innen einbinden. Die Mitarbeiter*innen sollen merken, dass sie aktiv an der Verbesserung des Unternehmens mitarbeiten können und für den Erfolg des Unternehmens mitverantwortlich sind.

Was man sonst noch alles nach einem Assessment machen kann um sich immer weiter zu verbessern und wie man den größtmöglichen Nutzen aus einem Assessment holt, lesen Sie in einem der nächsten Blogartikel!